Важность использования систем электронного документооборота

Любая организация может либо иметь документооборот, либо не иметь его. Если организация может успешно существовать при неформальном управлении, то, понятное дело, документооборот в такой организации отсутствует. Если в управлении компанией и в организации разного рода деловых процессов происходит введение определённого формализма, то однажды наступает такой момент, когда необходимо хотя бы определённую часть механизмов управления перевести на документационную упорядоченную основу. К примеру, производить регистрацию исходящей и входящей корреспонденции, собирать визы в договоре и тому подобное. Результатом этого является возникновение документооборота. Если этим процессом не начать управлять, то по прошествии некоторого времени обязательно начнутся проблемы. К примеру, происходит пропажа документов. Когда они перестают быть нужны, их внезапно обнаруживают там, где они и должны быть. Или руководитель ставит свою подпись на договоре, в котором стоит неверная сумма, а ещё там отсутствует виза сотрудника, который должен непосредственно нести ответственность за его выполнение. Такие ситуации знакомы многим. Компания "4K-SOFT" предлагает услуги по введению системы электронного документооборота.

Понятно, что руководители компаний, берясь за наведение порядка, находят те или иные способы решить проблемы документооборота, которые соответствуют уровню задач, которые решает определённая компания. Нередко придумывается достаточно разумная схема размещения на сервере файлов, благодаря чему можно найти документы, а для того, чтобы передавать документы для исполнения и контролировать это исполнение, применяют электронную почту. Но меры эти частичные, и способны работать лишь до наступления определённого момента. После того, как компания начинает ставить перед собой и сотрудниками задачи более сложные, а также увеличивается в размерах, подобных средств, используемых для хранения информации, обеспечения контроля и взаимодействия в области выполнения поручений, начинает попросту не хватать. При этом есть две возможности: или внедрять в классической форме систему бумажного документооборота, что выглядит сегодня довольно архаично, либо внедрять и использовать систему электронного документооборота. Как правило, компании однозначно выбирают второй путь как более современный и удобный. Вопрос обычно упирается только в то, на чём остановить выбор, какую именно систему из существующих на рынке использовать.